Belangrijke elementen van een goede offerte

Nodigt een potentiële opdrachtgever je uit om een offerte te maken? Dan heb je een prachtige kans om een opdracht binnen te halen. Maar vergis je niet: een offerte draait om meer dan de prijs alleen. Met een ijzersterke offerte laat je de klant zien dat jij de beste oplossing voor zijn vraagstuk hebt. Als je het goed aanpakt, overtuig je hem met jouw offerte om voor jou te kiezen – zelfs als andere aanbieders goedkoper zijn. Hoe pak je dat aan?

Hoe verenig je de harde en zachte kant van een offerte?

Offerte schrijven? Een offerte heeft twee doelen: je wilt een relatie opbouwen of onderhouden met een klant én je doet een zakelijk voorstel. Hoe krijg je die zachte en harde kant in één tekst zonder dat ze elkaar nadelig beïnvloeden? De oplossing: doe dat niet, maar splits je offerte in een persoonlijk klantgericht deel (de offertebrief) en een zakelijk deel (het projectvoorstel). In de offertebrief ga je in op het eerdere contact dat je met de klant hebt gehad, op basis waarvan je nu deze offerte opstelt. In het projectvoorstel licht je jouw aanbod toe en ga je in op de financiële kant.

Wat mag er niet ontbreken in je offertebrief?

Met een offertebrief werk je aan een goede relatie met een klant. Elke offertebrief is daarom persoonlijk. Maar dat betekent niet dat je iedere keer het wiel opnieuw moet uitvinden. Het is slim om een sjabloon te gebruiken dat je personaliseert. Zo weet je zeker dat je niets belangrijks vergeet. Zo’n sjabloon bestaat uit zes onderdelen, die hierna uitgebreider aan bod komen:

1. Opening: Waarom schrijf je de offerte?
2. Kader: Wat zijn de specifieke eisen en randvoorwaarden?
3. Aanbod: Wat is het eindresultaat?
4. Eigen kunnen: Waarom moet de klant met jou in zee gaan?
5. Kosten: Wat is het totaalbedrag van de offerte?
6. Afsluiting: Hoe ga je nu verder en wat verwacht je van de klant?

Hoe open je je offertebrief?

Vergeet ‘Naar aanleiding van ons gesprek van …’, ‘In vervolg op het telefonisch onderhoud d.d. …’, of ‘In aansluiting op uw offerteaanvraag gedateerd …’, maar open je offertebrief op zo’n manier dat de lezer niet meteen denkt dat je gemakzucht in standaardzinnetjes verbergt. Een goede methode is de ABC-formule; gebruik de volgende ingrediënten in je opening:
A . Wat is de precieze Aanleiding van de offerteaanvraag?
B. Welke Behoefte gaat er achter die aanleiding schuil?
C. Wat is de Centrale klantvraag, wat wil zeggen: waarvoor zoekt de klant een oplossing?

Een aanleiding is bijvoorbeeld een probleem, een nieuwe situatie, een knelpunt, een gewenst resultaat of een opdracht die moet worden uitgevoerd. De behoefte kan variëren van fundamenteel tot specifiek: de continuïteit van de organisatie, een prettige werksfeer, een goed imago of een correcte tekst. De centrale klantvraag is de ‘hulpvraag’, dus de vraag waarop jouw aanbod het antwoord is.

Voorbeeld van een opening volgens de ABC-formule:

[Aanleiding:] Van harte gefeliciteerd met de oprichting van uw bedrijf! [Behoefte:] Om herkenbaar te zijn voor klanten, [Centrale klantvraag:] wilt u graag een sprankelende huisstijl. Deze ontwerpen wij graag voor u. Als bijlage bij dit bericht vindt u onze offerte.

Wat zijn de specifieke eisen en randvoorwaarden?

Mogelijk heeft de klant specifieke wensen of eisen, of zijn er bepaalde randvoorwaarden. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van regelgeving waarmee je rekening moet houden, of een deadline. Ook als opdrachtnemer heb je wellicht bepaalde randvoorwaarden. Je hebt bijvoorbeeld specifieke informatie nodig van de opdrachtgever. Daarnaast wil je dat duidelijk is wat jouw aanbod wel en niet inhoudt. Samen vormen deze wensen, eisen en randvoorwaarden het kader waarbinnen je de opdracht uitvoert.

Het is belangrijk dat je dit kader schetst. Voorbeeld van een kader:

• Om uw huisstijl te kunnen ontwerpen, hebben wij van u een duidelijke briefing nodig. Wij komen graag bij u op kantoor langs om de gewenste uitstraling te bespreken.
• Binnen deze briefing bieden we u een aantal ontwerpen, die u naar wens kunt laten bijstellen. Wilt u echter een nieuw ontwerp dat afwijkt van de oorspronkelijke briefing? Dan is dat meerwerk.
• U liet weten dat u de huisstijl uiterlijk op [datum] nodig hebt. Deze deadline is voor ons haalbaar, als u steeds binnen drie werkdagen reageert op onze voorstellen.

Door het kader te schetsen, maak je duidelijk wat de klant wel en niet mag verwachten als hij de offerte accepteert. Die duidelijkheid komt de relatie ook ten goede, zeker op de lange termijn.

Wat is het resultaat?

In je offertebrief beschrijf je eenduidig en precies wat jouw aanbod is. Omdat jouw aanbod het antwoord is op de vraag van de klant, moet je tijdens het acquisitiegesprek zo diep mogelijk doordringen tot de kern van die vraag. Want hoe beter je de (diepere) behoeften kent, hoe beter je aanbod aansluit bij wat de klant echt nodig heeft.

Formuleer je aanbod niet als een opsomming van de werkzaamheden die je voor de klant gaat verrichten, maar als het resultaat dat de klant bereikt als hij jouw offerte accepteert. Dat resultaat is iets waarvoor de klant warmloopt, iets wat hij graag wil bereiken. Daarom is hij bereid er geld aan uit te geven. Ben je bijvoorbeeld coach en bied je een coachingstraject aan aan medewerkers van een bedrijf? Dan beschrijf je in de offertebrief niet hoeveel uur je aan welke werkvormen gaat besteden, maar wat het resultaat is van de coaching. Bijvoorbeeld: ‘Uw medewerkers leren hoe ze hun tijd beter kunnen managen, waardoor hun productiviteit toeneemt.’

Waarom moet de klant met jou in zee gaan?

Een klant wil zeker weten of je wel capabel bent om de klus te klaren. Beschik je over de benodigde kennis en expertise? Heb je ervaring met de aanpak die je voorstelt? Ben je bijvoorbeeld als coach in staat om medewerkers te motiveren en met weerstand om te gaan? Deze en andere ‘bewijzen van kwaliteit’ mogen niet ontbreken in je offertebrief. Je kunt ook bijlagen toevoegen, zoals de cv’s van de medewerkers die het werk gaan uitvoeren, referentieprojecten of artikelen uit de vakmedia over jouw bedrijf.

Wat zijn de kosten?

In de offertebrief zet je alleen het totaalbedrag van de offerte. In het projectvoorstel detailleer je dit. Het voordeel van deze aanpak is dat je op deze manier de focus legt op waar het om draait: het resultaat dat de klant kan behalen als hij je offerte accepteert.

Hoe sluit je de offertebrief af?

Het is belangrijk dat je je offertebrief op een enthousiasmerende manier afsluit. Om te beginnen bied je de klant de mogelijkheid om vragen te stellen over de offerte. Ook maak je duidelijk wat je verwacht van het vervolg. Je wilt namelijk de regie houden en niet lijdzaam afwachten of de klant al dan niet reageert. Daar is niets brutaals aan: alle tijd en moeite die je in de offerte hebt gestoken, geven je recht op een serieuze reactie binnen een gepaste termijn.

Voor het slot van de brief bezondig je je natuurlijk niet aan gemakzuchtige standaardzinnen, zoals: ‘Wij vertrouwen erop u een gepaste aanbieding te hebben gedaan’, of: ‘Wij hopen op een positieve reactie op ons concurrerende aanbod.’ Laat zulke gaapverwekkende afsluiters maar over aan je concurrentie. Bedenk liever een uitsmijter waaruit spreekt dat je je tot de laatste punt hebt ingespannen om origineel te zijn.

Detailleer je aanbod in een projectvoorstel

Staat in de offertebrief de relatie met de klant centraal, in het projectvoorstel draait het om je aanbod, waaraan je in de offertebrief al een of meer alinea’s hebt gewijd. Houd er rekening mee dat het projectvoorstel niet alleen wordt gelezen door degene met wie je tot nu toe contact hebt gehad over de offerte, maar mogelijk ook door andere beslissers. Het projectvoorstel moet daarom als zelfstandige tekst gelezen kunnen worden.

Het projectvoorstel bestaat uit de volgende onderdelen: