Vijf cruciale cijfers: Inzicht in belangrijke statistieken

In het begin van mijn ondernemersreis heb ik jarenlang mijn onderneming gerund ‘op gevoel’. Keihard werken, af en toe iets overhouden. De inhoud van mijn werk gaf me heel veel voldoening, de opbrengst was teleurstellend. Eerlijk gezegd ging dat ten koste van mijn motivatie en enthousiasme. Af en toe dacht ik bij mezelf ‘waar doe ik het allemaal voor’. Ik betrapte me er zelfs op dat ik soms vacatures ging bekijken. ‘Die werknemers hadden het toch wel heel makkelijk met hun loonstrook iedere maand.’ Dat veranderde toen ik erachter kwam dat ik niet alleen de inhoud van mijn werk serieus moest nemen, maar ook het vak als ondernemer.

Als ondernemer is rentmeesterschap essentieel

Ondernemen is absoluut een vak op zichzelf. Toch zijn er veel ondernemers die dat niet zo zien. Vaak zijn ze in het ondernemerschap gerold omdat ze boventallig werden bij een organisatie, omdat de gezinssituatie veranderd is of omdat ze door hun gezondheid onvrijwillig thuis zijn komen te zitten. Als dan het idee geboren wordt om te ondernemen kan dat ideaal lijken. Voor jezelf beginnen. Vrijheid. Plezier. Voldoening. Lekker je eigen tijd bepalen en vrij nemen wanneer je wilt.

Reality check. Ervaar jij je onderneming zoals hierboven beschreven. Heb je iedere dag voldoening en plezier? Krijg je ruimschoots beloond voor je harde werken? Het zou zomaar kunnen dat jij nu in de situatie zit waar ik jaren geleden in zat. Goed in je vak. Weinig verdienen. Als dat zo is dan weet ik nu al dat je niet bezig bent met het managen van je cijfers. En financieel management is noodzakelijk om succesvol te blijven als ondernemen.

”Ik wil helemaal niet bezig zijn met cijfers…”

Dan had je geen ondernemer moeten worden. Als ondernemer moet je bezig zijn met je cijfers. Wanneer je dat niet bent en je weinig verdiend dan gaat je vuur langzaam uit. Het enthousiasme sijpelt weg.Financiële rust is geen doel op zich, maar helpt je absoluut om in balans te blijven en plezier te houden. En de belangrijkste sleutel om financiële rust te krijgen is door je cijfers beter te gaan managen.

Maak een financieel dashboard op basis van deze vijf cijfers

Er zijn vijf cijfers die je moet kennen en in de gaten moet houden als jij financiële rust wil ervaren en met plezier en enthousiasme aan het werk wil blijven. Ik bespreek ze hieronder.

1. Bankstand / liquiditeit

Het is handig om iedere week bij te houden wat je bankstand is. Om de eenvoudige reden dat je dan weet of je geld hebt om uit te geven of te investeren. Overigens weet je dat pas zeker als je rekening houdt met de kosten die nog gaan komen en de investeringen die je hebt gepland. Je kunt je bankstand wekelijks bijhouden. Het effect hiervan is dat je patronen kunt herkennen in je uitgaven. Gaat je bankstand in een specifieke maand ineens omhoog? Of gaat je bankstand langzaamaan steeds meer naar beneden? Duik dan eens in de oorzaak hiervan. Dat leert je veel over je eigen bestedingspatroon.

2. Openstaande offertes / salesfunnel

Hoeveel offertes staan er op dit moment open? Voor welk bedrag in totaal? Hoeveel openstaande offertes gaan er gemiddeld door? (noemen we ook wel je conversiepercentage) Als je geen idee hebt dan is het lastig om financiële rust te krijgen. Bovendien zul je minder snel voldoening ervaren uit je marketing- en sales activiteiten. Door mijn openstaande offertes kan ik zien dat als ik meer doe aan mijn marketing en acquisitie, er meer offertes ingepland staan. Omdat ik daarnaast ook weet dat zo’n 65% van mijn offertes door gaan geeft dat me continu rust.

3. Debiteurenstand

Hoeveel facturen moeten er nog betaald worden? Welke van deze facturen zijn over de uiterlijke betaaldatum heen en moeten worden opgevolgd?

4. Crediteurenstand

Welke betalingen heb je nog te doen? Zijn er zaken die je hebt aangeschaft of abonnementen waar je rekening mee moet houden? Wanneer moeten deze betaald worden?

5. Gerealiseerde en verwachtte omzet per maand

Hoewel deze cijfers als het goed is ook terugkomen in je liquiditeitsprognose is het ook belangrijk om een aparte rapportage hiervan te maken. Op deze manier kun je ‘benchmarken’ of je de juiste dingen aan het doen bent. Wat is de omzet die je maandelijks hebt gerealiseerd? En wat was de omzet die je had verwacht per maand? Wijken deze twee cijfers van elkaar af? Hoe komt dat? En… hoe verhouden deze cijfers zich tot andere jaren? Welke zaken doe je nu anders?

Het kan best zijn dat je helemaal niet blij wordt van het doen van je administratie. Toch is het belangrijk om bovenop je cijfers te zitten. Niet alleen omdat je dan inzicht krijgt en houdt in je onderneming, maar ook voor je gevoel van voldoening. Door het bijwerken van je cijfers zie je namelijk het resultaat van je werk.

Heb jij een dashboard om je cijfers in bij te houden?