Hoe maak je indruk met je bedrijfpresentatie?

Of het nu gaat om het pitchen van een idee, het overtuigen van een potentiële klant of het laten zien van de behaalde resultaten, als ondernemer ontkom je er niet aan: presenteren. De één voelt zich als een vis in het water wanneer hij of zij voor een groep staat en de ander krijgt alleen al bij het idee een verhoogde hartslag en zweetdruppels z’n voorhoofd. Begrijpelijk ook, want het geven van een bedrijfspresentatie kan best spannend zijn.

Overtuigend presenteren en het spreken voor een publiek is echter niet zozeer een kwestie van durf en talent. Het is meer een vaardigheid die je aan kunt leren. Iedere succesvolle spreker heeft ooit zijn eerste presentatie gegeven. Een skill die je kunt ontwikkelen op basis van boeken en tips, maar pas echt onder de knie krijgt door te oefenen. Door open te staan voor feedback en kritiek. Door te vallen, maar vooral door weer op te staan.

Presenteren is een vorm van verkopen

Het runnen van bedrijf draait uiteindelijk om iets te verkopen. Van producten en diensten, van resultaten of van concepten. Maakt niet uit. Één van de meest belangrijke middelen die je daarvoor kunt gebruiken is je eigen kennis. En dat vormt dan ook het uitgangspunt van je bedrijfspresentatie. Want als je niet alles weet over wat je verkoopt, dan zal je publiek niet genoeg vertrouwen hebben om te kopen.

Om effectief iets te kunnen verkopen moet je ook weten aan wie je iets verkoopt. Welke problemen diegene ervaart, bijvoorbeeld. Welke vragen hij of zij heeft en, specifiek in het geval van presenteren, welke informatie hij of zij graag wilt ontvangen. Zodat je daar tijdens je presentatie op in kunt spelen. Kortom, verplaats je in je toehoorders. In je publiek. Want zij zijn degene aan wie je iets verkoopt.

Tip 1: Een goed begin is niet het halve werk

Een goed begin, een goede voorbereiding, is namelijk veel meer dan het halve werk. Veel meer. Door van tevoren rustig op een rijtje te krijgen hoe je met jouw kennis je publiek precies kunt geven wat ze willen (of moeten!) weten, kun je gaan bouwen aan een verhaal met alleen informatie die ook echt boeiend is. Zo houd je je publiek aan je gebonden tijdens de gehele presentatie. Vanaf het moment dat je begint tot aan het gegarandeerde applaus.

Tip 2: Start met een kort-maar-krachtige elevatorpitch

Het goed voorbereiden van een elevator pitch helpt je bij het kort, krachtig en duidelijk presenteren van jezelf. Je maakt de ander nieuwsgierig naar wie jij bent en wat jou stimuleert. Je prikkelt de ander en jouw toegevoegde waarde wordt zichtbaar. Je hoopt dat je gesprekpartner jouw verhaal interessant vindt en onthoudt, zodat het wordt doorverteld.

Tip 3: Wees relevant: het is de sleutel tot verhalen met impact

Ook al ben je nog zo charismatisch, zonder goed verhaal blijft je publiek naderhand achter met een leeg gevoel. En dat hoeft helemaal geen roman te zijn die genomineerd zou kunnen worden voor de NS Publieksprijs. Nee, wat je vertelt moet vooral relevant en congruent zijn. Niet meer dan dat. Anders ben je de mensen in no time verloren. Maar gelukkig heb je je publiek al grondig geanalyseerd en weet je precies wat ze willen weten – en dus wat je precies gaat presenteren.

Tip 4: Less is altijd more

Wees niet bang om het kort te houden. Mensen hebben vaak maar een korte concentratieboog. Denk maar aan je tijd in de schoolbanken. Alsof je je concentratie vast kon houden tijdens een uur durende speech van je docent. Waarschijnlijk niet. Daarom is het belangrijk dat je het maximale haalt uit die korte spanningsboog. En dat doe je weer door het kort te houden. En dus niet te veel te vertellen.

“Make sure you have finished speaking before your audience has finished listening.”
– Dorothy Sarnoff

Houd het eenvoudig. Overspoel de mensen in de zaal niet met veel informatie. Je kunt nu eenmaal niet alles vertellen. Probeer je bedrijfspresentatie daarom te beperken tot de belangrijkste drie tot vijf speerpunten. Met alleen zaken die je punt echt kracht bij zetten. Zodat je je publiek kunt blijven meenemen in je verhaal. En ze daardoor hun concentratie makkelijker vast kunnen houden.

Tip 5: Maak gebruik van de kracht van herhaling, herhaling, herhaling…

Zelfs als mensen volledig geconcentreerd zijn, kunnen ze maar een beperkte hoeveelheid informatie verwerken. En al helemaal als alles wat je vertelt relevant en inspirerend is. Maak daarom gebruik van herhaling. Laat je publiek weten wat je gaat vertellen, vertel je verhaal en vat het daarna kort nog eens samen. Helder en duidelijk. Dat maakt het voor je publiek makkelijker om te onthouden – en voor jou makkelijker om indruk te maken.

Tip 6: Interactiviteit breekt zo lekker de week

Vooral tijdens de langere zakelijke presentatie kan het nuttig zijn om de spanningsboog even te verbreken. Om de hersenen van je toehoorders even wat rust te gunnen of om de aandacht er juist weer even bij te krijgen. Dat kun je doen met wat humor of een interactieve gedeelte waarbij het publiek zelf actief aan de slag gaat met wat je ze net verteld hebt. Dan kunnen ze daarna weer met hernieuwde energie naar jouw verhaal luisteren.

Tip 7: Randzaken (zou je denken).

Ook niet onbelangrijk: zorg dat alles op-en-top geregeld is. Er is maar weinig zo amateuristisch als trage laptop, een microfoon die kraakt of het zelfs helemaal niet doet. Dat geldt ook voor de ruimte waarin je presenteert. Kun je iedereen in de zaal bereiken? Voelen de mensen zich er comfortabel? Zijn er, wanneer je een lange presentatie houdt, voldoende zitplaatsen? Check daarom altijd even waar je je speech precies houdt. Als het kan.

Tip 8: Gebruik visuele hulpmiddelen

Meestal gebruik je visuele hulpmiddelen om je verhaal krachtiger te maken. Helemaal prima, want visuele informatie is vaak wat makkelijker te verwerken. Maar ook hier geldt: less is more. Een paar steekwoorden is vaak genoeg. Een paar, ja. Het draait immers om wat je vertelt. Slides of een flipover zijn slechts visuele hulpmiddelen. Slechts ondersteuning.

Zorg er daarom voor dat ze niet afleiden en duidelijk zijn. Goed contrasterende kleuren voor tekst en achtergrond, bijvoorbeeld. Kies of maak een rustige achtergrond die past bij je publiek en je verhaal. Gebruik afbeeldingen, grafieken of zelfs video’s om te voorkomen dat je een saaie text-only presentatie maakt. Maar zorg er wel voor dat ze ook echt wat toevoegen en er niet staan om het maar een beetje op te fleuren.

Tip 9: Presenteer alsof het je wat uitmaakt

Zo. Dat was alles waar je in de voorbereiding al mee bezig kunt zijn. Dan rest je alleen nog maar het presenteren zelf. Het spannendste deel. Al zou die uitgebreide voorbereiding je al genoeg zelfvertrouwen moeten geven om je boodschap overtuigend over te kunnen brengen. Gelukkig zijn de vaardigheden die je nodig hebt om een goede spreker te worden makkelijk aan te leren met de volgende vier tips:

Wees enthousiast
Steek het publiek aan met je enthousiasme. Ook al moet je toch echt even een saai onderwerp behandelen. Als jij niet enthousiast bent, dan zijn je toehoorders dat zeker niet.

Maak oogcontact
Door iedere persoon in de zaal eens aan te kijken ben je in staat om een connectie te maken. En daardoor kom je weer overtuigender over. Simpel. En ontzettend effectief.

Doe rustig aan
Het lijkt alsof de beste sprekers een bedrijfspresentatie zo uit hun mouw schudden. Maar ook daar gaan vaak uren aan voorbereiding vooraf. Uren aan oefening. Je ziet het alleen niet. Door rustig adem te halen, stiltes te laten vallen en langzaam te praten kom je al veel zelfverzekerder en natuurlijker over.

Welke tips heb jij zelf nog voor een doeltreffende bedrijfspresentatie?
Laat je reactie hieronder achter