Ieder bedrijf wil zo efficiënt mogelijk te werk gaan. Bedrijfsprocessen moeten soepel verlopen en deadlines moeten worden gehaald. Tijd verliezen is een fiasco, want “tijd is geld”. Als ondernemer heb je veel ideeën en plannen voor je bedrijf. Toch zitten er vaak te weinig uren in je dag om deze ideeën en plannen uit te werken. Timemanagement zou je daar goed bij kunnen ondersteunen. Maar wat is timemanagement, welke valkuilen zijn er en hoe kun jij je tijd beter inplannen, zodat er geen kostbare tijd verloren gaat?

Wat is timemanagement?

Timemanagement; een hippe, Engelse term die in het zakenleven veelvuldig gebruikt wordt. Het is de verzamelnaam voor vaardigheden om zo effectief en efficiënt mogelijk te plannen en organiseren. De definitie van timemanagement luidt als volgt;

“Timemanagement is een methode waarbij vaardigheden, gewoonten, instrumenten en technieken er samen zorgen dat er meer gedaan kan worden in de tijd die je hebt, zodat er doelgerichter, effectiever en efficiënter gewerkt kan worden.”

Als het timemanagement van je bedrijf goed geregeld is, leidt dat tot;

  • minder chaos en tegelijkertijd meer rust bij je werknemers. Dit zorgt voor een betere samenwerking.
  • een slimmere en tactvollere indeling van de beschikbare tijd. Hierdoor houd je meer tijd over voor andere projecten.
  • minder stress! Daardoor kan het bedrijf meer kwaliteit bieden, omdat je werknemers een stuk productiever werken.

Welke valkuilen zijn er omtrent timemanagement?

Bij timemanagement staan twee begrippen centraal; plannen en organiseren. Voor veel mensen is het een kunst om hun tijd effectief in te delen. Er zijn verschillende fouten die regelmatig voorkomen als het gaat om timemanagement;
Alles zelf willen doen

Veel mensen hebben de neiging om alles zelf te doen. Hulp vragen is een kunst, omdat je je kwetsbaar opstelt. Echter, het is bij projecten altijd handig om anderen mee te laten kijken. Hierdoor werk je vanuit meerdere perspectieven en lever je een hogere kwaliteit. Samenwerken is een vaardigheid die bedrijfsprocessen positief beïnvloeden. Maak dus gebruik van je collega´s!

Uitstelgedrag
Van uitstel komt afstel. Vaak richt je je op projecten die je leuk vindt en snel afgerond kunnen worden. Het gevolg hiervan is dat de projecten met een hogere prioriteit, regelmatig uitgesteld worden. Hierdoor kom je in tijdnood en dat levert een hoop stress op. Meestal heeft dit te maken met een gebrek aan motivatie en/of zelfdiscipline. Begin je dag met een taak die veel prioriteit heeft. Op dat moment kun je je namelijk het beste concentreren en soms beland je zelfs in een hyperfocus. Start je dag dus met een kop koffie en een belangrijke taak waar je stiekem toch een beetje tegenop ziet!

Laat je niet afleiden
Eén van de grootste boosdoeners bij het niet-op tijd behalen van een project zijn afleiders. Deze afleiders halen je uit je concentratie, waardoor je je werk niet op tijd af krijgt. Email, social media, het koffiezetapparaat en collega´s die gezellig een praatje willen maken zijn voorbeelden van deze afleiders. Plan koffiepauzes in en maak een sociaal praatje tijdens je pauzes, zodat je uiteindelijk niet in tijdnood komt!

Eén uur is (te) kort!
David Allen heeft een duidelijke definitie voor timemanagement; “You can not manage time. You can only manage actions.” Vaak ben je te optimistisch over wat je in één uur kan doen. Snij jezelf niet in de vingers door relatief weinig tijd in te plannen voor een opdracht. Het communiceren met klanten kost ook tijd. Dit gebeurt ook regelmatig onverwacht, omdat klanten een vraag en/of opmerking hebben. Veel werknemers vergeten dit, waardoor ze in één uur minder kunnen doen dan wat ze hadden gehoopt. Hierdoor loopt de planning anders dan verwacht en dat wil je voorkomen. Een uur is zo voorbij, dus plan genoeg tijd in, zodat je deadlines kunt halen. Daardoor voorkom je een hoop stress en nachtwerk!

Vergeten om prioriteiten te stellen
Dit is één van de meest gemaakte fouten omtrent timemanagement. Je hebt moeite met keuzes maken; wat is op korte termijn dringend en/of belangrijk? Stel prioriteiten!

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”
– Dwight D. Eisenhower

Het Eisenhower model zou je goed kunnen ondersteunen bij het ordenen van prioriteiten. Het model is een raamwerk om effectiever te werken. Elke taak moet je plaatsen in één van de vier kwadranten. Ieder kwadrant stelt een prioriteit voor;

UrgentNiet urgent
Belangrijk 

1-Nu doen!

 

2-Doen, inplannen

Niet belangrijk 

3-Delegeren

 

4-Niet doen

1-Hier moet je meteen aan beginnen.
2-Hier kun je mee aan de slag, zodra de taken van 1 afgerond zijn.
3-Dit zijn de taken die je aan een collega kan overlaten
4-Deze taken zou je eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.

Tegenwoordig zijn er natuurlijk ook veel (online) tools die je kunnen helpen bij timemanagement.

5 tools die je ondersteunen bij het indelen van je tijd!

Veel applicatieontwikkelaars hebben ingespeeld op de “problematiek” rondom timemanagement. Er zijn veel apps die je zowel privé, als op de werkvloer kunt inzetten om je tijd beter in te delen. Hieronder vind je de vijf apps die wij voor je geselecteerd hebben;

Teamleader
In amper vier jaar tijd is Teamleader uitgegroeid tot een internationale onderneming met vestigingen in Nederland, Duitsland, Spanje en meer. Al meer dan 5000 bedrijven maken gebruik van de app. De kracht van Teamleader zit in de veelzijdigheid die de app biedt: CRM, projectmanagement en facturatie. De tool heeft alles in één, waardoor je niet meer met verschillende apps hoeft te werken. De tool biedt veel mogelijkheden:

  • CRM systeem – Online agenda
  • Offerte software – Online facturatie
  • Projectmanagement – Support tickets
  • Urenregistratie – VoIP telefonie

Wil je meer weten over de mogelijkheden en ondersteuning die Teamleader je kan bieden? Klik hier voor meer informatie over de tool.

Toggl
Deze app is gespecialiseerd in time tracking. Via Toggl kun je bijhouden hoeveel tijd je aan een project besteedt. In feite is het een timer, waarbij je activiteiten kan beschrijven en aan projecten kan labelen. Toggl werkt voor velen stimulerend, omdat je de gegevens van je collega´s ook kan zien. Hierdoor kun je mensen aanspreken als zij achter dreigen te lopen op schema.

Dapulse
Dapulse is een gebruiksvriendelijke app die zich richt op projectmanagement. Deze tool werkt met een “board”, waarbij alle taken, prioriteiten, statussen en verantwoordelijken in een oogopslag te zien zijn. De projectmanager boekt een taak in, kan daar eventueel een beschrijving bij plaatsen en maakt een werknemer verantwoordelijk. De werknemer geeft vervolgens steeds de status van de taak aan. Hierdoor heeft de projectmanager een duidelijk overzicht van de vooruitgang van taken en/of projecten.

Trello
Ook Trello is een app die uitstekend kan ondersteunen bij het plannen en organiseren van een project. Met Trello werk je op één pagina aan verschillende “lists” (lijsten) met daarin “cards” (kaarten) die je kan verschuiven naar andere lists, zodat je prioriteiten of statussen aan kan duiden. Trello is gebaseerd op de populaire SCRUM-methodiek. Bij deze methode werk je van links naar rechts door de workflow heen. Voorbeelden van veelgebruikte titels van lists zijn “To Do”, “Doing”, “Testing” en “Done”.

Evernote
Evernote is een notitieapp. Deze app biedt ontzettend veel mogelijkheden om notities te organiseren, waardoor je eenvoudig belangrijke documenten terug kunt vinden. Het voordeel van deze app is dat het op iedere device werkt en daardoor heb je je notities altijd bij de hand. Je kunt dus overal aantekeningen vastleggen en terugvinden. Ook kun je de notitieboeken delen met anderen, zodat iedereen toegang heeft tot de notities/documenten. Evernote is dus ook zeer nuttig als je bedrijf met verschillende teams werkt.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *