Time management

Ieder bedrijf wil zo efficiënt mogelijk te werk gaan. Bedrijfsprocessen moeten soepel verlopen en deadlines moeten worden gehaald. Tijd verliezen is een fiasco, want “tijd is geld”. Als ondernemer heb je veel ideeën en plannen voor je bedrijf. Toch zitten er vaak te weinig uren in je dag om deze ideeën en plannen uit te werken. Time management zou je daar goed bij kunnen ondersteunen. Maar wat is time management, welke valkuilen zijn er en hoe kun jij je tijd beter inplannen, zodat er geen kostbare tijd verloren gaat?

Wat is time management en waarom is het belangrijk?

Timemanagement; een hippe, Engelse term die in het zakenleven veelvuldig gebruikt wordt. Het is de verzamelnaam voor vaardigheden om zo effectief en efficiënt mogelijk te plannen en organiseren. De definitie van timemanagement luidt als volgt;

“Timemanagement is een methode waarbij vaardigheden, gewoonten, instrumenten en technieken er samen zorgen dat er meer gedaan kan worden in de tijd die je hebt, zodat er doelgerichter, effectiever en efficiënter gewerkt kan worden.”

Als het timemanagement van je bedrijf goed geregeld is, leidt dat tot;

• minder chaos en tegelijkertijd meer rust bij je werknemers. Dit zorgt voor een betere samenwerking.
• een slimmere en tactvollere indeling van de beschikbare tijd. Hierdoor houd je meer tijd over voor andere projecten.
• minder stress! Daardoor kan het bedrijf meer kwaliteit bieden, omdat je werknemers een stuk productiever werken.

Meer persoonlijk- én zakelijk succes door time management

Dat je met time management onder andere meer gedaan krijgt in dezelfde tijd, minder stress ervaart en meer vrije tijd over hebt, dat snappen we wel. Maar dat al die effecten samenhangen is vaak wat minder bekend. Want wanneer je meer gedaan krijgt in minder tijd, heb je meer tijd over om leuke dingen te doen en nieuwe dingen te leren, waardoor je minder stress ervaart, zodat je je weer beter kunt focussen en je werkzaamheden beter uit kunt voeren, waardoor je uiteindelijk zakelijk succesvoller wordt.

Elk onderdeel leidt tot een verbetering in een ander aspect. Als een kettingreactie. Het enige wat je moet doen is jezelf dat duwtje in de rug geven om die kettingreactie te starten. Zodat je kunt genieten van ieder moment.

Valkuilen bij het managen van tijd

Bij timemanagement staan twee begrippen centraal; plannen en organiseren. Voor veel mensen is het een kunst om hun tijd effectief in te delen. Er zijn verschillende fouten die regelmatig voorkomen als het gaat om time management;

Alles zelf willen doen

Veel mensen hebben de neiging om alles zelf te doen. Hulp vragen is een kunst, omdat je je kwetsbaar opstelt. Echter, het is bij projecten altijd handig om anderen mee te laten kijken. Hierdoor werk je vanuit meerdere perspectieven en lever je een hogere kwaliteit. Samenwerken is een vaardigheid die bedrijfsprocessen positief beïnvloeden. Maak dus gebruik van je collega´s!

Uitstelgedrag
Van uitstel komt afstel. Vaak richt je je op projecten die je leuk vindt en snel afgerond kunnen worden. Het gevolg hiervan is dat de projecten met een hogere prioriteit, regelmatig uitgesteld worden. Hierdoor kom je in tijdnood en dat levert een hoop stress op. Meestal heeft dit te maken met een gebrek aan motivatie en/of zelfdiscipline. Begin je dag met een taak die veel prioriteit heeft. Op dat moment kun je je namelijk het beste concentreren en soms beland je zelfs in een hyperfocus. Start je dag dus met een kop koffie en een belangrijke taak waar je stiekem toch een beetje tegenop ziet!

Laat je niet afleiden
Eén van de grootste boosdoeners bij het niet-op tijd behalen van een project zijn afleiders. Deze afleiders halen je uit je concentratie, waardoor je je werk niet op tijd af krijgt. Email, social media, het koffiezetapparaat en collega´s die gezellig een praatje willen maken zijn voorbeelden van deze afleiders. Plan koffiepauzes in en maak een sociaal praatje tijdens je pauzes, zodat je uiteindelijk niet in tijdnood komt!

Eén uur is (te) kort!
David Allen heeft een duidelijke definitie voor timemanagement; “You can not manage time. You can only manage actions.” Vaak ben je te optimistisch over wat je in één uur kan doen. Snij jezelf niet in de vingers door relatief weinig tijd in te plannen voor een opdracht. Het communiceren met klanten kost ook tijd. Dit gebeurt ook regelmatig onverwacht, omdat klanten een vraag en/of opmerking hebben. Veel werknemers vergeten dit, waardoor ze in één uur minder kunnen doen dan wat ze hadden gehoopt. Hierdoor loopt de planning anders dan verwacht en dat wil je voorkomen. Een uur is zo voorbij, dus plan genoeg tijd in, zodat je deadlines kunt halen. Daardoor voorkom je een hoop stress en nachtwerk!

Vergeten om prioriteiten te stellen
Dit is één van de meest gemaakte fouten omtrent timemanagement. Je hebt moeite met keuzes maken; wat is op korte termijn dringend en/of belangrijk? Stel prioriteiten!

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”
– Dwight D. Eisenhower

De Eisenhower Matrix: klassiek model voor time management

Time management is dus het zodanig coördineren van taken en activiteiten zodat je in staat bent effectiever en beter te werken. Zodat je meer gedaan krijgt in dezelfde of zelfs minder tijd. Het bestaat uit voornamelijk uit het organiseren en het plannen van taken in specifieke situaties, zodat je het maximale uit je beschikbare tijd haalt. Of uit die van anderen. Ondanks de naam, houdt goed time management dus niet zozeer in dat je je tijd bespaart. Het gaat vooral om het slim ordenen van je uit te voeren werkzaamheden. Om prioriteiten te stellen.

“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.”
– Stephen Covey

Het belang van urgentie en de urgentie van belang

De matrix is opgedeeld in vier kwadranten; één voor iedere combinatie van urgentie en belang. Het belang van een taak slaat daarbij op de het behalen van jouw eigen doelen. Op zowel persoonlijk als professioneel vlak. Urgente zaken zijn zaken die direct onze aandacht nodig hebben, omdat er meteen consequenties volgen als we deze niet direct opgepakt worden. De kunst van effectief time management zit ‘m in het vinden van de balans tussen deze twee soorten taken. Zodat je ook doet wat belangrijk is in plaats van wat alleen urgent is.

Het Eisenhower model uitgelegd (met voorbeelden!)

Om die matrix te kunnen gebruiken bij het beheren van je tijd, is het handig om te weten welke taken in welke kwadranten hoort. En welke actie je daarbij moet ondernemen. Daarom leggen we uit waaruit de kwadranten bestaan en welke typische taken je er doorgaans terug kunt vinden.

Kwadrant 1 – Urgent en belangrijk

In kwadrant 1 vind je de taken die belangrijk zijn en waar je meteen aan moet werken. Je kunt daarbij denken aan onvoorziene problemen als crises en last-minute voorbereidingen, maar ook aan activiteiten die je wél hebt gepland. Activiteiten als het afronden van projecten met een deadline, bijvoorbeeld. Effectief time management is erop gericht deze klussen zoveel mogelijk te verminderen.

Kwadrant 2 – Niet urgent, wel belangrijk

Kwadrant 2 is gereserveerd voor zaken die niet per se direct moeten, maar die wel heel belangrijk zijn. Dat zijn doorgaans activiteiten die bijdragen aan je persoonlijke ontwikkeling. Dingen die je energie geven. Je kunt daarbij denken aan sporten, het uitvoeren van je hobby’s en studeren, maar ook aan het maken van toekomst- en financiële planningen en het stellen van doelen. Volgens Covey is het doel van time management juist om meer tijd in te kunnen ruimen voor deze soort activiteiten.

Kwadrant 3 – Urgent, maar niet belangrijk

In het derde kwadrant treffen we taken aan die meteen moeten, maar niet zo belangrijk zijn. Het zijn voornamelijk afleidingen. Zaken die je niet gepland had, maar die wel om je aandacht vragen terwijl je bezig bent met iets anders. En het is goed om die zaken zoveel mogelijk te vermijden, zodat je productief blijft. In dit kwadrant komt die ene collega voor die vraagt of je mee gaat lunchen. En ook onbelangrijke telefoontjes, e-mails of appjes. Kun je later wel op terug komen. Of delegeren.

Kwadrant 4 – Niet urgent en ook niet belangrijk

Het vierde en laatste kwadrant omvat activiteiten waar niet meteen mee aan de slag gegaan hoeft te worden en die ook niet bepaald bijdragen aan je persoonlijke ontwikkeling. Kortom, zaken waarmee je je kostbare, waardevolle tijd verdoet. Triviale zaken als een afleveringetje kijken van die Netflix serie als tussendoortje. Of even een cadeautje bestellen voor die verjaardag zaterdag. Of, jawel, je Facebook checken. Niet doen. Punt.

Zo boek je tijdswinst met deze Eisenhower matrix

Met time management streef je ernaar zoveel mogelijk tijd te besteden aan activiteiten uit het tweede kwadrant. Naar een situatie waarin je belangrijke, urgente taken uit het eerste kwadrant naar het derde kwadrant kunt verplaatsen. Zonder consequenties. Dat doe je door je af te vragen of bepaalde taken je dichter bij je doel brengen. Is dat het geval, dan hebben die klussen meer prioriteit dan werkzaamheden die wel je tijd nodig hebben, maar niet bijdragen aan het behalen van je doelstelling.

Er zijn talloze manieren om te leren hoe je die tijd praktisch kunt indelen. Je kunt allerlei time management tools en apps downloaden, bijvoorbeeld. Maar zolang je niet weet wat time management is – en dan met name wat het je op kan leveren – gaan die tools en apps je niet helpen om efficiënter te werken. Daarvoor moet je continu gemotiveerd zijn om jezelf te verbeteren. Motivatie die je krijgt door te leren over de voordelen van efficiëntere tijdsbesteding. Want het is makkelijker om iets te doen wanneer je weet waarom je het doet.

De klassieke en meest gedoceerde methode van time management maakt gebruik van het Eisenhower model of ook wel de Eisenhower Matrix genoemd. Dit model is bekend geworden door managementgoeroe Stephen Covey.

De matrix kan je goed ondersteunen bij het ordenen van prioriteiten. Het is een raamwerk om effectiever te werken.

In het Eisenhower kwadrant wordt er onderscheid gemaakt tussen de dingen die belangrijk zijn en niet belangrijk, urgent en niet urgent. Het is een kwadrant waarin je je activiteiten kan plaatsen en je daardoor direct kunt zien met welke todo’s je je beter wel of niet kan bezig houden.

Elke taak moet je plaatsen in één van de vier kwadranten.
Ieder kwadrant stelt een prioriteit voor;

1-Hier moet je meteen aan beginnen.
2-Hier kun je mee aan de slag, zodra de taken van 1 afgerond zijn.
3-Dit zijn de taken die je aan een collega kan overlaten
4-Deze taken zou je eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.

Tegenwoordig zijn er natuurlijk ook veel (online) tools die je kunnen helpen bij timemanagement.

Time management nieuwe stijl

Mijn visie op time management is dat het zeker belangrijk is om prioriteiten te onderscheiden, dat is alleen slechts de start van je time management. Want hoe zorg je er dan voor dat je gefocust blijft op je doel en welke tools kun je gebruiken om je tijd beter te managen?

Volgens mij zijn er drie dingen die belangrijk zijn voor effectieve time management: prioriteiten stellen, assertief zijn en met focus kunnen produceren.

1. Prioriteiten stellen
Het stellen van prioriteiten is noodzakelijk om effectieve keuzes te kunnen maken in je werk. Wat is voor jou echt belangrijk en wat is minder belangrijk? Het Eisenhower model kan je hierbij helpen. Met deze matrix krijg je voor jezelf heel scherp waar je wel en waar je eigenlijk geen aandacht aan zou moeten besteden.

Tip voor het stellen van prioriteiten: Maak een lijstje met 3 taken of projecten die je vandaag af wilt hebben. Zorg ervoor dat je je vandaag alleen focust op deze 3 dingen!

2. Assertief zijn
Er zijn zoveel dingen die onze aandacht opeisen dat als je je niet assertief opstelt het heel moeilijk wordt om effectief je tijd te managen. Time management vereist assertiviteit. Er zijn twee dingen waarin we zullen moeten leren om ‘nee’ tegen te zeggen. Het eerste is alle nieuwe ideeën die van binnenuit opborrelen en waar je enthousiast over bent. Als je alles doet doe je niets. Zeg dus vaker nee dan ja tegen nieuwe ideeën, hoe leuk ze ook lijken. Ten tweede zul je moeten leren om nee te zeggen tegen vragen van buitenaf. Iedere dag komen er zoveel vragen op je af dat als je geen nee leert zeggen je altijd bezig blijft voor anderen. Leer nee zeggen en time management wordt een stuk makkelijker.

Tip om assertiever te zijn: Maak een lijstje met projecten waar je mee gaat stoppen en maak een besluit dat je nee zegt tegen specifieke nieuwe projecten of ideeën. Alleen jij kan die keuze maken!

3. Productief zijn: focus!
In organisaties en als ondernemer worden we onderaan de streep afgerekend op wat we produceren. Alleen voor resultaten wordt je betaald. En dus is het noodzakelijk om als je aan het werk bent ook echt aan het werk te zijn. Focus is hierbij het sleutelwoord. De beste manier om focus aan te brengen is door blok-tijd in te plannen voor jezelf: een van de meest effectieve technieken voor time management. Je kiest hierbij ervoor om tijd die geblokt staat alleen maar te gebruiken voor die projecten die je echt af wilt krijgen. Tijdens blok-tijd doe je niets anders dan je focussen op deze taak. Wanneer je dit doet zul je zien dat je veel meer resultaat krijgt. Tip: lees ook het artikel over bloktijd!

5 Tools die je ondersteunen bij je time management

Veel applicatieontwikkelaars hebben ingespeeld op de “problematiek” rondom timemanagement. Er zijn veel apps die je zowel privé, als op de werkvloer kunt inzetten om je tijd beter in te delen. Hieronder vind je de vijf apps die wij voor je geselecteerd hebben;

Teamleader
In amper vier jaar tijd is Teamleader uitgegroeid tot een internationale onderneming met vestigingen in Nederland, Duitsland, Spanje en meer. Al meer dan 5000 bedrijven maken gebruik van de app. De kracht van Teamleader zit in de veelzijdigheid die de app biedt: CRM, projectmanagement en facturatie. De tool heeft alles in één, waardoor je niet meer met verschillende apps hoeft te werken. De tool biedt veel mogelijkheden:

• CRM systeem – Online agenda
• Offerte software – Online facturatie
• Projectmanagement – Support tickets
• Urenregistratie – VoIP telefonie

Wil je meer weten over de mogelijkheden en ondersteuning die Teamleader je kan bieden? Klik hier voor meer informatie over de tool.

Toggl
Deze app is gespecialiseerd in time tracking. Via Toggl kun je bijhouden hoeveel tijd je aan een project besteedt. In feite is het een timer, waarbij je activiteiten kan beschrijven en aan projecten kan labelen. Toggl werkt voor velen stimulerend, omdat je de gegevens van je collega´s ook kan zien. Hierdoor kun je mensen aanspreken als zij achter dreigen te lopen op schema.

Dapulse
Dapulse is een gebruiksvriendelijke app die zich richt op projectmanagement. Deze tool werkt met een “board”, waarbij alle taken, prioriteiten, statussen en verantwoordelijken in een oogopslag te zien zijn. De projectmanager boekt een taak in, kan daar eventueel een beschrijving bij plaatsen en maakt een werknemer verantwoordelijk. De werknemer geeft vervolgens steeds de status van de taak aan. Hierdoor heeft de projectmanager een duidelijk overzicht van de vooruitgang van taken en/of projecten.

Trello
Ook Trello is een app die uitstekend kan ondersteunen bij het plannen en organiseren van een project. Met Trello werk je op één pagina aan verschillende “lists” (lijsten) met daarin “cards” (kaarten) die je kan verschuiven naar andere lists, zodat je prioriteiten of statussen aan kan duiden. Trello is gebaseerd op de populaire SCRUM-methodiek. Bij deze methode werk je van links naar rechts door de workflow heen. Voorbeelden van veelgebruikte titels van lists zijn “To Do”, “Doing”, “Testing” en “Done”.

Evernote
Evernote is een notitieapp. Deze app biedt ontzettend veel mogelijkheden om notities te organiseren, waardoor je eenvoudig belangrijke documenten terug kunt vinden. Het voordeel van deze app is dat het op iedere device werkt en daardoor heb je je notities altijd bij de hand. Je kunt dus overal aantekeningen vastleggen en terugvinden. Ook kun je de notitieboeken delen met anderen, zodat iedereen toegang heeft tot de notities/documenten. Evernote is dus ook zeer nuttig als je bedrijf met verschillende teams werkt.