Persoonlijke effectiviteit verdubbelen

Afgelopen week ben ik bezig geweest om mijn strategische actieplan voor de komende maand uit te werken. Een leuk klusje waar ik altijd veel energie van krijg. Een strategisch actieplan is een must voor iedere ondernemer om in beweging te blijven en doelen te realiseren. Dit keer had ik er meer moeite mee dan anders. Mijn hoofd zat behoorlijk vol met allerlei to-do’s op mijn actielijst en mijn mailbox was in een paar dagen weer volgestroomd omdat ik bezig was met het uitwerken van nieuwe ideeën. Gevolg: wollig hoofd. Niet scherp kunnen denken. Licht stressgevoel. Laat staan de rust om een strategisch actieplan uit te werken. Gelukkig heb ik een handig systeem waarmee ik direct mijn persoonlijke effectiviteit op orde kan krijgen.

Systeem voor meer persoonlijke effectiviteit
Gelukkig heb ik in de loop der jaren een systeem geleerd om direct van de volle inbox, de uitgebreide to-do lijst en het wollige hoofd af te komen. Daarom leek het me een goed plan om er een artikel aan te wijden. Het systeem is gebaseerd op de ‘getting things done’ techniek van David Allen. Alleen dan zonder ingewikkelde work en met 5 eenvoudige actiestappen. Ik denk dat meer ondernemers er last van hebben en hoop dat deze stappen jou helpen om focus te krijgen en vast te houden. Zodat je lekker bezig kunt zijn met ondernemen, flow ervaart en je energie vasthoudt.

Waarom het noodzakelijk is om aan je persoonlijke effectiviteit te werken

De belangrijkste reden waarom het belangrijk is om ervoor te zorgen dat jij als ondernemer effectief werkt, is omdat jij het productiemiddel bent. Een bekend sprookje is die van de kip met de gouden eieren. Stephen Covey beschrijft deze in zijn boek ‘The seven habits of highly effective people’ en legt daar het verband met persoonlijke productiviteit. De kip was een fantastische aanwinst voor de boer want het dier produceerde ieder dag een gouden ei. Toch ging het de boer niet snel genoeg. Daarop maakte hij een domme keuze. Hij slachtte de kip omdat hij alle gouden eieren eruit wilde halen. Vervolgens ontdekte hij dat er in de kip geen gouden eieren zaten. Kip weg. Eieren weg.

Dit voorbeeld is exact hoe veel zzp’ers en kleine mkb’ers ondernemen. Zij zijn zelf het productiemiddel en willen zo veel uit zichzelf halen dat ze er bijna aan ten onder gaan. Ze zijn wel productief maar niet effectief. Druk zijn is nog geen resultaten neerzetten. Stop dus met jezelf druk maken en gebruik dit stappenplan om ervoor te zorgen dat je persoonlijke effectiviteit vooruit gaat. Noodzakelijk om een succesvol ondernemer te worden.

Het 5-stappenplan om je persoonlijke effectiviteit te verdubbelen

Stap 1: Inventariseren

De eerste stap om je to-do lijst te verkleinen is eerst eens inventariseren wat je allemaal te doen hebt. Nu zou je verschillende lijstjes kunnen gaan maken, gesorteerd op project. Dat doen veel creatieve ondernemers (en vrouwen) vaak. Hebben lijstjes met to-do’s en lijstjes van die lijstjes. Toch werkt dat niet. De beste manier is door alles wat je te doen hebt op één grote stapel te gooien en van daar uit verder te gaan.

stap 1.1: Gooi alle fysieke papieren, documenten, offertes en rondslingerend ‘uitzoekwerk’ op één grote stapel.

stap 1.2: Pak een groot vel papier en schrijf alles wat je kunt bedenken om te doen op. Al je to-do lijstjes gooi je dus op één grote stapel.

stap 1.3: Open je mailbox en gooi alle mails waar je ‘nog iets mee moet’ in je inbox. (help, moet dat? no worries!)

Stap 2: Elimineren

De eerstvolgende stap om je persoonlijke effectiviteit én productiviteit te verhogen is alles weg gooien wat niet relevant is voor de groei van je bedrijf. Heb je zaken ertussen die je nog wilt bewaren ‘omdat je er wellicht, misschien, mogelijk ooit iets mee wil doen’? Grote kans dat je er nooit iets mee gaat doen. Weggooien dus. Twijfel je erover of je het moet weggooien? Vraag jezelf dan af hoe lang je deze ideeën al hebt liggen en hoe groot de kans is dat je de ideeën over een half jaar nog hebt liggen.

stap 2.1: Gooi alle fysieke documenten die weg kunnen in de prullenbak.
stap 2.2: Streep alle to-do’s die niet relevant zijn voor de voortgang of groei van je bedrijf weg.
stap 2.3: Schrijf je uit voor alle niet relevante nieuwsbrieven en gooi alle mailtjes weg die niet relevant zijn voor de voortgang of groei van je bedrijf.

Stap 3: Concretiseren

Zo, dat ruimt al lekker op. Sterker nog: het zou zomaar kunnen dat je inmiddels al voldoening ervaart. Dat komt omdat onze hersenen het heel fijn vinden als we taken afronden. We kunnen deze taken nu ook mentaal afsluiten en dat creëert hoofdruimte. Merk je dat je persoonlijk al effectiever wordt? Nu is de volgende stap om ervoor te zorgen dat je over een week niet weer met hetzelfde probleem zit en heel veel te doen hebt. Daarom is het belangrijk om je processen in kaart te brengen zodat je die hierna kan automatiseren of delegeren. Daarvoor is het belangrijk om je processen heel concreet te maken, door ze uit te werken in stappenplannen. Dat is behoorlijk veel werk om te doen, maar zorgt ervoor dat je hierna in staat bent om je effectiviteit te verdubbelen.

stap 3.1: Maak een lijst met omschrijvingen van alle handelingen die herhaaldelijk voorkomen. Denk hierbij aan: offertes maken, mensen nabellen, mailtjes die je vaker dan eens stuurt etc.
stap 3.2: Werk al deze handelingen één voor één uit in een stappenplan. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk. Beschrijf bij het bellen welke vragen je stelt, hoe je het gesprek afsluit etc. Korte termijn werk (pijn). Lange termijn rust (plezier).

Stap 4: Systematiseren

Inmiddels ben je al veel werk kwijt. Werk dat waarschijnlijk niet direct bijdraagt aan het realiseren van je doelen en het bereiken van je gewenste resultaten. Nu je voor jezelf je processen hebt geconcretiseerd is het tijd om te kijken welke handelingen binnen de uitgewerkte processen repeterend zijn. Deze handelingen ga je zo veel mogelijk in een systeem zetten.

Iedere ondernemer moet een goed systeem hebben als hij effectief wil werken. Een systeem zorgt ervoor dat je handelingen die vaker voorkomen slechts één keer hoeft op te zetten. Als jij een zzp’er, zelfstandig professionals of dienstverlenende mkb-ondernemers betekent bent, betekent dit in de praktijk dat jij je werkprocessen gaat overdragen aan software.

stap 4.1: Sluit een abonnement af bij een CRM-systeem.
stap 4.2: Maak binnen dit systeem standaard offertes aan voor iedere dienst of ieder product dat je verkoopt.
stap 4.3: Heb je een eenvoudig offerte- en facturatiesysteem? Creëer dan één PDF met een presentatie van wie je bent en waar je voor staat.
stap 4.4: Stel de begeleidende emails binnen je systeem in.
stap 4.5: Maak standaard email handtekeningen voor iedere email die je vaker dan eens stuurt en die niet bij je offerte-, facturatie- of debiteurenworkflow horen.
stap 4.6: Neem een takenmanagement systeem. Het systeem wat ik gebruik en wat fantastisch werkt is Wunderlist.
stap 4.7: Maak binnen dit systeem drie verschillende lijsten aan: één lijst voor al je ideeën, één lijst met actiepunten die je deze week moet oppakken en één lijst met to-do’s die je kunt bundelen.
stap 4.8: Creëer minimaal één keer per 2 weken een ochtend van 9:00 tot 12:30 bloktijd. Tijdens deze bloktijd handel je alle to-do’s af van je laatste lijst.

Stap 5: Delegeren

De laatste stap om je persoonlijke effectiviteit te verbeteren is beslissen wat je niet meer gaat doen. De kans is groot dat je, zelfs na de eerste vier stappen, nog steeds een aantal to-do’s op je lijst hebt staan waar je tegenop ziet. Kies ervoor om die dingen te doen waar jij in je kracht bent en wordt niet de boer uit het verhaal van de kip met de gouden eieren.

Heb je een hekel aan het schrijven van teksten? Vraag een tekstschrijver of die je kan helpen. Hou je niet van je administratie? Voor nog geen 100,- euro per maand kun je die volledig uitbesteden! Wil je een goed functionerende website? Voor maar een paar tientjes per maand kan Succeswebsites die voor je realiseren. Durf ervoor te kiezen om geld uit te geven om bepaalde taken te delegeren en je zult merken dat je veel productiever wordt. Het gevolg? Meer hoofdruimte, meer energie, meer rust in je hoofd en meer werkplezier.

De volgende stap is: doen!

Via bovenstaand stappenplan heb je de basis gelegd om je persoonlijke effectiviteit te verdubbelen. Ideaal gezien zou je bovenstaande stappen een aantal keer per jaar loslaten op de activiteiten die je doet. Wedden dat je effectiever bent?

Natuurlijk is het makkelijker om deze stappen niet te doen dan om de stappen wel te doen. Toch wil ik je aanraden om ermee te gaan werken. Plan daarom nu direct een halve dag in waar je ervoor gaat zitten om de eerste vijf stappen uit het ‘stappenplan voor persoonlijke effectiviteit’ uit te werken. Ga ervoor en geniet van de rust in je hoofd.