Personeel of niet? Tips voor het maken van de beste beslissing

Je twijfelt of je wel of geen personeel aan moet nemen. Hoe ga je daarmee om?

Je bedrijf laten groeien met of zonder personeel?

Misschien herken je de vraag: ‘Moet ik wel of geen personeel hebben?’ Je bent met je bedrijf aan het groeien en moet eigenlijk de stap zetten om wel of geen personeel aan te nemen.

Je kunt in deze eerst even stil staan bij de volgende gedachtes over wel of geen personeel. De uitdaging die je hebt als je als ondernemer personeel gaat aannemen, is dat je manager moet worden. Je moet managen: mensen actief aansturen.

Je kunt, door ervaring met personeel, erachter komen dat je geen manager bent. Je kunt dan een andere manier vinden om je bedrijf te laten groeien met personeel, zonder dat je ze elke dag hoeft aan te sturen.

Wat zijn de voor- en nadelen van personeel?

Voordelen zijn:

1. Stabiliteit
   Op het moment dat je personeel hebt, heb je mensen op een vaste plaats zitten, die weten wat ze moeten doen en het ook daadwerkelijk doen. Je hebt stabiliteit in de uitvoering. Gaten die gewoonlijk in de uitvoering vallen, vallen niet meer, want er zijn nu mensen die die gaten oplossen en opvullen.
   Als er processen afgehandeld moeten worden om meer klanten te bedienen, dan wordt dat door het personeel gedaan. Het personeel zorgt voor stabiliteit.
2. Back-up
   Het tweede voordeel is dat er een back-up is. Als je in de overgangsfase zit tussen wel of geen personeel, als jij uitvalt: wat gebeurt er dan? Je moet een back-up hebben. Eén van de stappen naar een zelfstandig draaiend bedrijf is dat je een back-up hebt. Jij hebt zelf ook een back-up nodig. Personeel zorgt voor zo’n back-up.
3. Delegeren
   Je hoeft niet meer alles zelf te doen. Er zijn heel veel dingen die je nu zelf doet, die je over moet dragen. Er zijn dingen waar niet jouw hoogste economische rendement ligt. Er zijn zaken waar jij je tijd beter aan kunt besteden. Personeel kan dat opvullen voor jou.
4. Goedkoper dan inhuren
   Het kan vele malen goedkoper zijn om personeel in dienst te hebben, dan wanneer je met freelancers werkt en mensen op basis van uurtje-factuurtje inhuurt.
   Er zijn ook nadelen:
   1. Verhoging vaste kosten
      Eén van de nadelen van personeel is dat je vaste kosten worden verhoogd. Dit hoeft geen nadeel te zijn, want als je instroom van klanten groot genoeg is en je marge is hoog genoeg, kun je deze vaste kosten met gemak betalen.
   2. Leren managen
      Een tweede nadeel is dat je moet gaan managen. Nou is dat niet voor iedereen een nadeel. Voor creatieve ondernemers die vooral vrijheid willen, kan dit een nadeel zijn. Ook als je geen creatief ondernemer bent en heel stabiel bent in je uitvoering, dan is managen een skill set. Het is iets wat je moet leren. Net als leiderschap. Het managen van projecten en zorgen dat mensen tot resultaat komen, is iets wat je moet leren. Als je bereid bent om te leren, is dit ook geen nadeel.
   3. Uitval door ziekte
      Medewerkers kunnen ziek worden. Dat gebeurt, er zijn mensen die uitvallen, ziek worden, een burn-out hebben, geen zin meer hebben in hun werk of op een andere manier niet meer op het werk aanwezig zijn. De angst daarvoor en dat je nog steeds kosten ervan hebt, is zo groot bij ondernemers, dat ze deze stap niet zetten. Het mooie is dat op het moment dat jij de juiste contracten hebt, de juiste onboarding van medewerkers en een verzekering tegen ziekteverzuim, dit probleem weg is. Deze problemen hoeven er niet te zijn. Laat dit alsjeblieft geen bezwaar zijn om personeel te nemen.

Wees aanwezig en bereikbaar voor je personeel

Het kan zijn dat je, om wat voor reden dan ook, geen mensen op je loonlijst wil hebben. Dat je niet continu naar kantoor wil moeten gaan, omdat daar een team zit.
Dat hoeft niet. Als mensen zelfstandig werken en weten wat ze moeten doen, hoef jij niet aanwezig te zijn op kantoor. Maar als kleine organisatie is het wel belangrijk om er te zijn. Hoe groter de organisatie wordt, hoe meer zaken vanzelf gereguleerd worden. Misschien komen er managementlagen tussen, dan wordt het minder relevant.
Echter, als je pas net de stap maakt naar personeel, is het belangrijk dat je er bent.

Vijf tussenvormen voordat je personeel aanneemt

Je kunt ook kiezen voor een tussenvorm. Bijvoorbeeld: hoe ga je het bedrijf opschalen, terwijl je zelf niet aanwezig bent? Je loopt bijvoorbeeld ‘leeg’ als je elke dag een project moet managen. Er zijn in totaal vijf tussenvormen die je kunt toepassen, voordat je daadwerkelijk personeel gaat aannemen.
Je kunt overigens alle vijf tussenvormen toepassen op je bedrijf, waardoor je een aantal schaalbare bedrijven hebt en je niet elke dag actief aanwezig hoeft te zijn.

1. Team van freelancers
   Je denkt na over welke taken je kunt delegeren en zoekt daarbij een team van freelancers. Wat zijn taken die belangrijk zijn voor jouw processen, die je kunt uitbesteden? Je hebt dan een team van freelancers die elk een ‘puzzelstukje’ doen en gecoördineerd zijn in een dashboard c.q. systeem. Dit zorgt ervoor dat jij kunt doen waar jouw hoogste economische rendement ligt.
2. Opdrachten uitbesteden aan platforms
   Er zijn ook zaken die te duur zijn om uit te besteden. Bijvoorbeeld het maken van quotes voor de social mediaplanning. Dit kun je door een freelancer laten doen voor € 65,- per uur, maar je kunt dit ook uitbesteden via Fiverr (www.fiverr.com) of Upwork (www.upwork.com). Dat zijn twee platforms waarop mensen bijvoorbeeld uit Pakistan voor een paar dollar heel veel werk kunnen produceren en voor hun economie goed verdienen. Dat zijn geen freelancers, maar een platform waar in essentie freelancers aan gekoppeld zitten. Voor zaken waar economisch een lage waarde aanhangt en waarbij het eigenlijk te duur is om mensen € 65,- per uur te betalen om in te huren. Zet je platforms in.
3. Freelancer één of meer dagen inhuren
   Een andere hybride vorm is dat je een freelancer hebt, die één of meer dagen per week vanuit huis voor jouw bedrijf werkt. Dat wil zeggen dat je die freelancer een ‘blanco cheque’ geeft en niet uurtje-factuurtje laat doorberekenen. Je hoeft hierdoor niet elk gewerkt uur in de gaten te houden. De freelancer weet wat er gedaan moet worden, jij weet het uurbedrag en je krijgt aan het einde van de maand een factuur. De factuur in kwestie varieert bijvoorbeeld tussen de € 900,- en € 2.000,-, afhankelijk van het werk dat de freelancer die maand heeft gedaan. Dit kan ook veel minder zijn, bijvoorbeeld € 300,-. De freelancer doet alles voor je: administraties, agendabeheer, e-mailopvolging etc. Deze freelancer is in dit geval jouw persoonlijk assistent. Zonder deze freelancer zou je jouw werk minder goed kunnen doen. De freelancers ondervangt jou in alles. Wat daarbij relevant is, dat je een aantal mensen hebt die je dermate vertrouwt, dat je ze nergens in hoeft te controleren. Je mag het lekker ‘over de schutting gooien’ en zij zijn blij, want ze kunnen vanuit huis werken.
4. Op contract, vanuit huis
   Je kunt ook iemand vanuit huis hebben die op contract werkt. Er zijn veel startende freelancers die het heel spannend vinden om volledig voor zichzelf te beginnen. Jij kunt aanbieden dat je ze één of twee dagen een contract aanbiedt. De rest van de tijd werken ze voor zichzelf in hun eigen bedrijf. Hiermee kun je uren uitbreiden. Dit zorgt voor de freelancer dat er stabiliteit is in de inkomsten en voor jou dat je relatief goedkoop een arbeidskracht kunt inhuren. Het is daarbij belangrijk dat je bij een freelancer op afstand een systeem hanteert waarin je de resultaten monitort. Dankzij een systeem worden zaken ook daadwerkelijk gedaan en kun je op tijd feedback geven aan de freelancer in kwestie.
5. Partnership
   Partnerships: partners. Je hebt een partner c.q. mede-eigenaar van jouw bedrijf met kennis van zaken, die een skill set heeft waar jij zelf niet gepassioneerd over bent. Jouw partner doet zaken waar jij zelf niet blij van wordt en waar jij niet goed in bent. Zijn zaken zijn niet jouw ding. Jouw partner vindt die zaken juist leuk, heeft er verstand van en ervaring mee. Jouw partner neemt dat stuk van jouw bedrijf over wat jij niet leuk vindt om te doen of om je mee bezig te houden. Dat is superfijn en relevant.

Als de machine voor de marketing van jouw bedrijf staat, kun je een partner zoeken die voor de helft eigenaar wordt van het bedrijf. Als het bedrijf dan zelfstandig draait, hoef jij zelf niets meer te doen. Jouw partner in kwestie is blij met het bedrijf en jij hebt op lange termijn een passieve stroom van inkomsten.

Samenvattend: vijf manieren als tussenvorm voordat je naar vast personeel gaat:

• team van freelancers, taakgericht delegeren;
• vaste mensen die vaste taken doen;
• losse taken met laag economische waarde uitbesteden via een platform zoals Fiverr of Upwork;
• een freelancer 1 of meer dagen vanuit huis, zonder uurtje-factuurtje, op opdrachtbasis, maar met ‘blanco cheque’;
• een medewerker vanuit huis op contract, die je monitort met een dashboard;
• een partner vinden die jouw bedrijf runt.

Dit zijn oplossingen die je kunnen helpen bij het vinden van een systeem dat bij je past.
Wat heeft je het meest geholpen? Welke vragen over personeel heb je nog?