Eisenhower model – Effectieve methode voor timemanagement

Het Eisenhower model, ook wel Eisenhower matrix of Eisenhower kwadrant genoemd is waarschijnlijk één van de meest bekende modellen voor time management. Het Eisenhower model is een model dat voortkomt uit de beroemde uitspraak van Eisenhower dat ‘urgente zaken zelden belangrijk zijn en dat belangrijke zaken zelden urgent zijn’. Hoewel dit model heel eenvoudig is, is het een effectief hulpmiddel voor het stellen van prioriteiten. In dit artikel vertel ik meer over wat het Eisenhower model is en hoe je het kunt gebruiken om beter je tijd te managen.

Eisenhower model | Urgent of Belangrijk?

Het Eisenhower model is heel handig om prioriteiten te stellen, doordat het onderscheid maakt tussen die dingen die belangrijk zijn en die dingen die urgent zijn. We kennen allemaal wel de overvolle to-do lijsten met dingen die je graag af wilt hebben of dingen die je af moet hebben omdat er tijdsdruk op zit. In al die drukte kan het een uitdaging zijn om voor jezelf onderscheid te maken tussen de dingen die als eerste moeten gebeuren, de dingen die je moet inplannen of de dingen die je eigenlijk beter niet kunt doen. Dit onderscheid komt duidelijk terug in de Eisenhower matrix: de basis van het Eisenhower model en een effectieve tool voor time management.

De Eisenhower matrix: vier kwadranten

Volgens de Eisenhower matrix zijn er vier verschillende kwadranten. De bovenste twee kwadranten bevatten zaken die belangrijk zijn, de onderste twee kwadranten bevatten zaken die niet belangrijk zijn. Welke taken in welk kwadrant vallen is afhankelijk van de situatie. Het is de uitdaging om na het invullen van dit model voor jezelf te besluiten dat je vanaf nu alleen nog maar taken doet die in de groene (belangrijke) kwadranten vallen.

Kwadrant 1: belangrijk en urgent
In het eerste kwadrant staan alle zaken die belangrijk zijn en nu gedaan moeten worden. Alle taken die in dit kwadrant staan dien je zelf direct te doen. De meeste van deze taken doe je wanneer ze gedaan moeten worden. Taken die hier als ondernemer onder vallen zijn bijvoorbeeld het schrijven van offertes. De taken die in dit kwadrant staan dien je waarschijnlijk zo snel mogelijk te doen. Zorg er dus ook voor dat je zo snel mogelijk aan de slag gaat met het afronden van deze taken!

Kwadrant 2: belangrijk, niet urgent
In kwadrant twee vallen alle taken die wel belangrijk zijn maar niet urgent. In veel gevallen zijn dit projecten die je wilt doen omdat ze belangrijk zijn, maar op een of andere manier lijkt het wel alsof je er niet aan toekomt. Creatieve projecten, schrijven, video’s maken, lezen, tijd maken voor je persoonlijke ontwikkeling… allemaal dingen die in dit kwadrant horen. En de realiteit is dat je aan deze taken ook nooit toe zal komen tenzij… je ze in de agenda zet. Een effectieve methode hiervoor is het inplannen van bloktijd. Over bloktijd vertel ik meer op deze pagina over time management.

Kwadrant 3: niet belangrijk, urgent
In kwadrant drie staan zaken die niet belangrijk zijn maar wel urgent. Over het algemeen kun je de taken die in dit kwadrant staan delegeren aan andere mensen. Sommige e-mailtjes en telefoontjes kunnen in dit kwadrant staan, maar ook andere dingen die je aandacht opeisen zoals social media. De uitdaging is om je niet bezig te houden met de to-do’s in dit kwadrant en deze te delegeren. Heb je echt het gevoel dat je ze moet doen? Vraag jezelf dan af wat het je gaat opleveren. In de meeste gevallen valt de opbrengst namelijk tegen.

Kwadrant 4: niet belangrijk, niet urgent
In het vierde kwadrant staan taken die niet belangrijk zijn en niet urgent. Met andere woorden: hier staan taken in die jij beter niet kan doen en iemand anders ook niet. Dit kwadrant wordt ook wel het vlucht-kwadrant genoemd. De dingen die in dit kwadrant staan zijn geen taken, maar meer activiteiten die je graag wilt doen. Zinloos video’s kijken op YouTube en urenlang televisie kijken zijn activiteiten die in dit kwadrant kunnen komen te staan. Probeer activiteiten in dit kwadrant zoveel mogelijk te vermijden.

Stappenplan voor time management met het Eisenhower model

Stap 1: Maak een lijst met alle dingen die je moet doen.
Stap 2: Schrijf ze in de vier kwadranten
Stap 3: Besluit om de taken in

• Kwadrant 4 nooit meer te doen
• Kwadrant 3 te delegeren aan iemand anders of te schrappen
• Kwadrant 2 direct in je agenda in te plannen
• Kwadrant 1 direct te gaan doen en er vandaag nog bloktijd aan te besteden