CRM Systeem vergelijken

We zijn het er allemaal wel over eens. Ondernemers, ZZP’ers en ook het MKB streven naar zakelijke groei. Naar meer bekendheid, meer sales, een groter klantenbestand en misschien zelfs wel naar meer medewerkers. Die groei brengt een hoop met zich mee. Waaronder de behoefte aan een strakkere organisatie en beter gestroomlijnde bedrijfsprocessen. En dat is precies waar een handig CRM systeem je bij kan helpen.

Customer Relationship Management, kortweg CRM, omvat de manier waarop ondernemingen en organisaties hun klanten en zakelijke relaties beheren. Bij CRM denk je daarom al gauw aan een softwareprogramma om die relaties te onderhouden, maar het is minstens net zoveel een strategie als een systeem. Sterker nog, het succes van vruchtbaar relatiebeheer ligt juist in een tactisch doordacht plan.

Meer omzet met een doeltreffende CRM strategie
Met een effectieve CRM strategie kun je de omzet van je bedrijf verhogen. Door precies de producten en diensten aan te bieden die aan de individuele behoefte van een klant voldoen, bijvoorbeeld.

Een CRM maakt ook cross- en upselling makkelijker, zorgt ervoor dat je marketing- en salesprocessen soepeler verlopen en helpt je bij het verbeteren van je klantenservice. Maar daarvoor moet je wel je klanten kennen. Weten wat ze doormaken in het koopproces. Kortom, weten hoe de customer journey eruit ziet.

Ga na welke stadia (potentiële) klanten doorlopen wanneer ze iets bij je afnemen. Van het eerste contactmoment tot aan de after sales. Bedenk bij iedere stap aan welke problemen zij mogelijk ervaren en aan welke soort informatie er behoefte is. Iemand die je voor het eerst spreekt is bijvoorbeeld minder geïnteresseerd in de prijs van je producten dan iemand die er al veel belangstelling voor heeft getoond. Door te segmenteren en de categoriseren kun je iedere groep klanten relevante berichten voorschotelen – en ze zo langzaam overtuigen om met je in zee te gaan.

Wat is een CRM Systeem?

Met een goed CRM systeem houd je nauwkeurig alle klantgegevens bij. Alle telefoonnummers, e-mailadressen en eventueel social media accounts. Je legt er ook alle interacties, alle contactmomenten tussen je bedrijf en je klanten in vast. Zo weet je dus precies in welk stadium van de klantreis zij zich bevinden en kun je de communicatie analyseren en uiteindelijk verbeteren. Een hele klus dus, als je dat handmatig doet in een Excel bestandje. Daarom kun je vaak beter investeren in goede CRM software.

Ontdek waardevolle data die anders verloren gaat
Iedere keer dat je de telefoon oppakt om een (potentiële) klant te bellen, iedere keer dat je een lead bezoekt en iedere keer dat je een mailtje krijgt kun je weer iets nieuws ontdekken. Nieuwe informatie waarmee je ideeën krijgt voor een marketingcampagne of voor een betere positionering van je producten. Veel van die waardevolle data verdwijnt echter in vage mapjes op je laptop of wordt onthouden … en uiteindelijk vergeten. Met een CRM systeem sla je die informatie overzichtelijk op, zodat je ook op een later tijdstip klantrelaties en bedrijfsprocessen kunt optimaliseren.

Waarom je als ondernemer een CRM pakket moet gebruiken
Nu denk je misschien dat een CRM systeem alleen handig is voor grote corporaties, omdat zij nu eenmaal veel klantrelaties hebben. Maar niets is minder waar. Ook voor freelancers en ZZP’ers biedt het een uitkomst. Want hoeveel tijd ben je kwijt aan het opzoeken van een telefoonnummer? Of bekijken welke opdrachten er nog open staan? Precies. Meer dan je zou willen. En die kostbare tijd kun je wel beter besteden. Met een CRM systeem heb je meteen een overzicht. Vaak met één druk op de knop en doorgaans relatief goedkoop. Voor enkele euro’s per maand heb je vaak al een eenvoudig systeem.

Ook voor het MKB is CRM software een must. Want daar heb je te maken met medewerkers. Verschillende teamleden die klanten kunnen helpen. En dan is het handig als al je personeel meteen de klantdossiers kan inzien om zo goed mogelijke service te verlenen. Maar ook bevordert het de samenwerking tussen teams. Zo hebben salesmedewerkers meer inzicht in de funnel, kunnen marketingteams gerichtere strategieën toepassen en kan de klantenservice al die contactmomenten volgen.

Een CRM systeem maakt dus een klantgerichte bedrijfsvoering mogelijk. Een insteek waarbij de je een optimale klantbeleving weet te ontwikkelen. Waarbij je zorgt voor blije klanten. En dat is de sleutel tot een florerende business. De basis voor zakelijk succes. Bovendien kennen veel CRM systemen mogelijkheden voor urenregistratie, projectmanagement, facturatietools en noem maar op. Alles op één plek. Dat scheelt tijd. En geld.

Altijd en overal inzicht in je klantrelaties en accountmanagement
Weet je niet meer met wie je een gesprek hebt? Of waar dat gesprek ook alweer over ging? Dan kun je je niet goed voorbereiden en loop je misschien wel een lucratieve opdracht mis. Maar geen zorgen, je bent niet de enige. Ondernemers hebben het nu eenmaal druk en vergeten wel eens wat. Maar met een CRM systeem niet meer. Dan heb je altijd het overzicht bij de hand en kom je overal beslagen ten ijs. Essentieel om te groeien.

CRM-Systemen vergelijken

Er zijn veel verschillende CRM systemen in Nederland. Veel aanbieders van CRM software. Allemaal weer met meer of andere functionaliteiten en ook allemaal met mooie woorden om je te vertellen dat je die software nodig hebt. Je ziet al snel door de bomen het bos niet meer. Ga daarom eerst na waarom je het systeem voornamelijk wilt gebruiken. Welke bedrijfsprocessen je wilt verbeteren. Zodat je kunt bepalen welke functionaliteiten voor jou het allerbelangrijkst zijn.

Neem ook de gebruiksvriendelijkheid in ogenschouw. Helemaal als je niet de enige bent die van het systeem gebruik maakt. Een CRM systeem voor het MKB moet simpel te gebruiken zijn, zodat iedere werknemer makkelijk kan vinden wat hij of zij zoekt. Voor ZZP’ers en freelancers is het juist weer belangrijk dat het systeem ook een app kent. Want check je gewoon even snel je mobiele telefoon in plaats van elke keer je laptop open te klappen als je onderweg bent.

Bespaar tijd met volledige integratie

Gebruik je liever meerdere tools? Meerdere programma’s voor het bijhouden van je boekhouding, het managen van projecten, het opstellen van offertes en het sturen van facturen? Kijk dan of je die software kan koppelen aan je CRM systeem. Zodat je de gegevens vanuit het systeem automatisch kunt verwerken in andere programma’s. Zo bespaar je een hoop tijd, terwijl je gewoon je ‘eigen’ tools kunt blijven gebruiken.

Niet vergeten … doelen meten!

Disclaimer: een CRM systeem is maar zo effectief als dat je het inricht. Verwacht niet dat je alleen door het installeren van een CRM pakket meteen goud in handen hebt. Uiteindelijk is de software gewoon afhankelijk van menselijke input. Hoe automatisch het die input ook verwerkt. Het up-to-date houden van het systeem is essentieel voor het succes. Net als een goede voorbereiding en het bepalen van de strategie. 

Dat houdt ook in dat je doelen stelt. Dat je bedenkt wat je wilt bereiken met het gebruiken van de CRM software. Welke processen je wilt optimaliseren. Waar je meer uit wilt halen. Gelukkig kun je bij de meeste pakketten uitgebreide rapportages opvragen, zodat je precies weet waar je met je onderneming staat. Welke zaken soepel verlopen – en waar je nog moet bijsturen om je bedrijf te laten groeien.

Van Word en Excel naar overzicht met CRM

Werk je nog steeds met Word en Excel om je offertes en facturen te maken? Dan is het tijd dat je dat anders gaat doen. De reden dat het niet handig is om met losse documenten te werken is omdat je dan geen overzicht hebt. Je kunt niet precies vertellen welke facturen er open staan of welke offertes nog moeten worden na-gebeld. Als ondernemer heb je namelijk veel te doen. Je bent bezig met de administratie, je besteedt een gedeelte van je tijd aan de marketing, (als het goed is) ben je bezig met persoonlijke ontwikkeling en dan heb je ook nog de uitvoering van je opdrachten. Soms kan het een beetje overweldigen. Het helpt dan om een aantal goede systemen te hebben die ervoor zorgen dat je processen zijn gestroomlijnd en dat je overzicht houdt.

CRM of Excel gebruiken als ondernemer? Een overzicht…

 Een goed CRM-systeem maakt je leven als ondernemer makkelijker!

CRM staat voor Customer Relationship Management: met een CRM-systeem beheer je dus relaties. Concreet kan je bij de meeste CRM-systemen labels (of tags) toevoegen en al je contacten in allerlei categorieën onderverdelen: klanten, leveranciers, leads, enzovoort. Daarnaast koppel je met een degelijk CRM-systeem ook elke actie (bijvoorbeeld een meeting, telefoongesprek of taak) aan het juiste contact, inclusief verwante documenten. Maar daar stopt het niet: je kan er ook je projecten en sales funnel overzichtelijk mee beheren.

De voordelen van een CRM-pakket: alle contactinformatie in één overzicht
Wanneer je meerdere ondernemingen /projecten hebt lopen of je veel verschillende opdrachtgevers hebt kan het wel handig zijn om te overwegen naar een uitgebreider CRM-systeem te kijken. Alle contactmomenten met je klanten kun je dan inplannen en beheren. Handig om later eens terug te kijken naar wat je hebt besproken met een specifieke klant.

Wanneer is een CRM-systeem voor jou relevant?
Als je met een uitgebreid klantenbestand en aanzienlijk aantal projecten werkt en nood hebt aan een schaalbare oplossing, overweeg je best een uitgebreid CRM-systeem. Alle contactmomenten met je klanten plan je dan in één overzicht in. Bovendien check je ten alle tijden de geschiedenis van een specifieke klant: welke contactmomenten heb je in het verleden gehad?

Werk je slechts met een handvol klanten en opdrachtgevers en heb je een klein contactenbestand, dan is CRM-software minder relevant. In dat geval heb je voldoende aan een eenvoudig systeem voor je administratie met slechts één functionaliteit om je offertes en facturen mee te beheren.

Inmiddels heb ik voor mijn organisatie meer dan vijf verschillende crm-systemen bekeken en er drie een geruime tijd uitgeprobeerd. Hieronder beschrijf ik een aantal van die systemen zodat jij een goede keuze kan maken om je bedrijf verder te systematiseren en structureren.

Welk crm-systeem moet ik kiezen?

Welke crm software past nu het best bij je onderneming? Ga je voor een eenvoudige formule met een beperkt aantal functies of een uitgebreider systeem met een boel functionaliteiten? Deze handige criteria helpen je om de juiste beslissing te maken:

Wanneer kies je best voor een uitgebreid CRM systeem?

  • als je in de toekomst van plan bent om te groeien met je onderneming en op zoek bent naar een schaalbare oplossing
  • als je meer inzicht wil in je verkoopproces- en resultaten, omzet, groei en pijplijn
  • als je beschikt over een aanzienlijk contactenbestand dat je in één overzicht wil beheren
  • als je bij elk contact een uitgebreid overzicht wil van de volledige geschiedenis (notities, telefoongesprekken, e-mails, enzovoort)
  • als je je contactenbestand mailings verstuurt

Wanneer kies je voor een eenvoudig facturatie- en offerte systeem?

  • als je slechts enkele opdrachtgevers hebt
  • als je niet van plan bent om te groeien
  • als je geen behoefte hebt aan het versturen van mailings e.d.

Moneybird vs Teamleader

Teamleader (TIP)
aanrader als je wil doorgroeien en alles wil automatiseren

Als je iets meer kunt uitgeven en je hebt veel klanten of werkt met een team zou ik je willen adviseren om voor Teamleader te gaan. We zijn partner geworden van dit CRM-systeem omdat we dit zelf gebruiken. Ik heb in de afgelopen jaren vele systemen gebruikt en Teamleader steekt er wat mij betreft met kop en schouders boven uit.

Het kost iets meer tijd om te leren gebruiken maar het maakt het veel makkelijker om in een later stadium (of nu direct al) koppelingen te maken met Mailchimp, Activecampaign, Exact Online, Yuki, Google Calendar en ga zo maar door… Bovendien kun je een net-nummer naar keuze aanschaffen en via VOIP al je telefoontjes centraal binnen laten krijgen. Hierdoor kan ons hele team (vanuit huis) het centrale telefoonnummer van de ZSA opnemen.

Inmiddels zijn wij fan van dit systeem. Hoewel wij het nog maar korte tijd gebruiken bevat dit systeem alles wat een kleine tot middelgrote onderneming nodig heeft. Takenmanagement, inkoop- en verkoopfacturatie, een visuele salesfunnel, relatiemanagement, documentbeheer en nog veel meer. Handig om alles overzichtelijk te houden. Het zorgt ervoor dat je altijd en overal kunt werken. 

Teamleader biedt heel wat functies in één systeem in een eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface: projectmanagement, facturatie, offertebeheer, uurregistratie, leadmanagement, agendabeheer, ticketing support, en ga zo maar door. De opstart is een verademing: je kan er snel mee aan de slag, dus ook nieuwe aanwinsten in je organisatie zijn snel ingewerkt. Voor een bedrijf in volle groei dat graag een compleet overzicht heeft en snel een krachtig inzicht in hun sales, contacten, verkoopresultaten, … wil, is dit de perfecte tool. Het klantbeheer is fenomenaal: in enkele klikken schakel je van een verkoopsopportuniteit, naar een offerte en factuur. Teamleader is bovendien uit modules opgebouwd: je betaalt dus enkel voor de functies die je nodig hebt. Met Teamleader’s Marketplace, hun eigen online marktplaats met integraties, integreer je je favoriete applicaties (zoals het Exact boekhoudsysteem of je Gmail-account) om je volledige workflow te verenigen.

Kosten: 25,- euro p/maand incl. 2 gebruikers (voor CRM, offertes, urenregistratie, lead management en agendabeheer)

Extra gebruikers a 10,- euro p/maand p/gebruiker

www.teamleader.nl

Tip: je kunt een gratis test-account aanmaken waarmee je het systeem 14 dagen lang kunt uitproberen.

Wanneer je alleen een systeem nodig hebt voor het houden van overzicht in je offertes en facturen dan kun je ook gebruik maken van eenvoudigere systemen.

Moneybird – offerte- / facturatiepakket
aanrader als je zzp’er ben en een simpel systeem wil

Wanneer je beginnend ondernemer ondernemer bent met weinig verschillende diensten of producten en je wil je boekhouding zelf verwerken dan is Moneybird de juiste optie. Het voordeel is dat je heel goedkoop kunt instappen en dat je een goed werkend systeem hebt. Het nadeel is dat het geen crm-systeem is. Je kunt dus niet sorteren op specifieke groepen klanten, uitgebreide notities bijhouden etc.

Ik ben zelf jarenlang een enthousiaste gebruiker geweest van Moneybird. Inmiddels is onze organisatie zo gegroeid dat we naar een uitgebreider systeem (Whiteworks) zijn overgestapt. Het voordeel van Moneybird is dat je alle aanvragen die je binnenkrijgt binnen enkele minuten kan omzetten in een offerte. Wanneer de offerte akkoord is kun je met een druk op de knop de offerte omzetten in een factuur.

Handig: door middel van filters kun je zien wat je resultaten zijn per geselecteerde periode. Minder handig: de mogelijkheid om je relaties te beheren is zeer beperkt. Per contact kun je slechts één contactpersoon toevoegen. Gevolg hiervan is dat je diverse keren dezelfde bedrijfsnaam kan zien terugkomen in je overzicht, simpelweg omdat je verschillende contactpersonen hebt.


Kosten:
10,- euro p/maand voor de eenvoudige versie, 25,- euro p/maand voor de uitgebreide versie.
Website: www.moneybird.nl

Succes met het maken van een keuze!

CRM Advies

Ben je op zoek naar een partner voor advies en integratie van een CRM pakket? Bart geeft vrijblijvend CRM-advies!

Boekentips over sales en crm